Arbeitgeber und Arbeitnehmende

Sind Sie als Arbeitgeber unserer Ausgleichskasse des Kantons Bern angeschlossen?

Dann können Sie ganz einfach über ePortal mit uns Kontakt aufnehmen, Mutationen melden und Lohndaten übermitteln.

Falls Sie noch keiner Ausgleichskasse angeschlossen sind, melden Sie sich bitte umgehend an.

Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie ein Begrüssungsschreiben mit Ihrer persönlichen Referenznummer. Diese benötigen Sie für die Registrierung im ePortal.

Arbeitgeber sind natürliche oder juristische Personen, die Mitarbeitende beschäftigen. Juristische Personen mit Eintrag im Handelsregister müssen sich immer einer Ausgleichskasse anschliessen, auch wenn sie kein Personal beschäftigen.

Beispiele für Arbeitgeber:

• Aktiengesellschaften (AG)
• Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Genossenschaften
• Öffentlich-rechtliche Körperschaften
• Vereine und Stiftungen

Weitere mögliche Arbeitgeber: 

• Einfache Gesellschaften 
• Kollektivgesellschaften 
• Kommanditgesellschaften 
• Erbengemeinschaften 
• Hausdienstarbeitgeber
• Hausverwaltungen

Firmen

Die kantonale Ausgleichskasse hat die Pflicht sämtliche Firmen zu registrieren. Eine Anmeldung ist immer erforderlich – auch wenn keine Löhne ausgerichtet werden.

Neugegründete Firmen müssen sich bei der kantonalen Ausgleichskasse des Geschäftssitzes anmelden. Falls Sie einem Berufsverband mit eigener Verbandsausgleichskasse angeschlossen sind, teilen Sie uns dies bitte schriftlich mit.

Vereine

Vereine erlangen die Rechtspersönlichkeit mit Annahme der Statuten.

Vereine mit Handelsregistereintrag müssen sich als Arbeitgeber anmelden. Diese ohne einen Eintrag im Handelsregister müssen sich erst anmelden, sobald Arbeitnehmende mit beitragspflichtigen Löhnen angestellt werden. Bei der Anmeldung sind die Statuten beizulegen.

Hausdienstarbeitgeber

Beschäftigen Sie Arbeitnehmende in Ihrem Privathaushalt, sind die Sozialversicherungsbeiträge auf sämtlichen Bruttolöhnen zu entrichten. Die Anmeldung ist bei der kantonalen Ausgleichskasse des Arbeitsortes (= Wohnort des Arbeitgebers) einzureichen.

Weitere Informationen sowie die Erläuterung des Begriffs "Hausdienstarbeit" sind im Merkblatt 2.06 Hausdienstarbeit zu finden.

Nicht unter den Begriff "Hausdienstarbeit" gehören Tätigkeiten ausserhalb der Wohnungen (z. B. Hauswart). Diese gehören zur Kategorie "Liegenschaften | Hausverwaltungen".

Liegenschaften | Hausverwaltungen

Wenn Sie im Kanton Bern eine Liegenschaft besitzen oder verwalten und dort Arbeitnehmende (Hauswartung) beschäftigen, ist eine Anmeldung bei der kantonalen Ausgleichskasse des Arbeitsortes (= Ort der Liegenschaft) einzureichen.

Juristische Personen

Anpassungen beim Eintrag im Handelsregister (bspw. Name, Adresse, Löschung) werden von uns direkt übernommen. Eine Abmeldung bei unserer Ausgleichskasse erfolgt erst nach Löschung im Handelsregister.

Falls Sie feststellen, dass die Änderung oder Abmeldung noch nicht erfolgt ist, teilen Sie uns diese Information mit einer Kopie des Handelsregisterauszugs mit.

Vereine ohne Handelsregistereintrag

Sind Sie bei uns angeschlossen und lösen Ihren Verein auf, melden Sie uns dies schriftlich mit Kopie des Auflösungsbeschlusses oder –protokolls.

Hausdienstarbeitgeber und Hausverwaltungen

Beschäftigen Sie zukünftig keine Arbeitnehmenden mit AHV-pflichtigen Löhnen, teilen Sie uns dies schriftlich mit.

Als Arbeitgeber müssen Sie uns neue oder austretende Mitarbeitende nicht melden. Sie haben jedoch die Möglichkeit, neue Arbeitnehmende über unser ePortal oder mit dem Formular "Eintrittsmeldung in den Betrieb" zu registrieren.

Hinweis: Die erfassten Mitarbeitenden werden Ende Jahr auf der Lohnbescheinigung vorgedruckt sein.

Achtung:

• Änderungen der Lohnsumme werden bei Ein- und Austrittsmeldungen nicht automatisch angepasst.
• Melden Sie Änderungen der Lohnsumme oder Familienzulagen über unser ePortal oder schriftlich bei uns.

Personen, die über das Referenzalter hinaus arbeiten, geniessen je Arbeitsverhältnis einen Freibetrag von CHF 1'400.00 pro Monat, auf dem keine AHV/IV/EO-Beiträge abgerechnet werden. Übersteigt der Bruttolohn diese Grenze, werden auf der Differenz Beiträge erhoben.

Arbeitnehmende im Referenzalter haben ein Wahlrecht, ob der Freibetrag angewendet werden soll oder nicht. Sie teilen ihre Wahl dem Arbeitgeber spätestens bis zur Auszahlung des ersten Lohnes nach Erreichen des Referenzalters mit. Änderungen sind spätestens bis zur Auszahlung des ersten Lohnes des Jahres mitzuteilen. Der Arbeitgeber hat den Verzicht auf der Lohndeklaration zu vermerken.

Beitragsabrechnung für Arbeitgeber

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die Sozialversicherungsbeiträge Ihrer Mitarbeitenden korrekt abzurechnen. Dabei gibt es zwei Abrechnungsverfahren:

• Ordentliches Abrechnungsverfahren
• Vereinfachtes Abrechnungsverfahren (VAV & VAVplus)

Akontorechnungen im ordentlichen Verfahren

Im ordentlichen Verfahren erhalten Sie während des Jahres Akontorechnungen, die auf der voraussichtlichen Lohnsumme basieren.

Zahlungsweise der Akontobeiträge:

Änderung der Akontobeiträge

Falls sich die Lohnsumme erheblich ändert, empfehlen wir, die neue Schätzung der Ausgleichskasse mitzuteilen. So können die Akontorechnungen zeitnah angepasst werden.

Wichtig: Wenn die oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind, ist die Zahlung der Akontobeiträge verpflichtend.

Das vereinfachte Abrechnungsverfahren (VAV) eignet sich vor allem für kurzfristige oder Anstellungen mit geringer Lohnsumme, z. B. in Privathaushalten.

Voraussetzungen

• Bruttojahreslohn pro Arbeitnehmende darf CHF 22'680.00 (BVG-Eintrittsschwelle) nicht übersteigen.
• Bruttojahreslohn aller Mitarbeitenden zusammen darf CHF 60'480.00 (doppelte maximale jährliche Altersrente der AHV) nicht übersteigen.
• Bei Einzelfirmen: keine Anstellung der Ehepartnerin oder des Ehepartners sowie Kinder.
• Keine Kapitalgesellschaften (z. B. Aktiengesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Kommanditgesellschaft, Genossenschaft).

Besonderheiten des Verfahrens

• Sozialversicherungsbeiträge und Quellensteuer werden zusammen abgerechnet.
• Der Quellensteuersatz beträgt für alle Arbeitnehmende 5 % (unabhängig von der Staatsangehörigkeit).
• Keine Akontorechnungen und keine Fristverlängerungen für das Einreichen der Lohnbescheinigung oder das Bezahlen der Rechnungen möglich.
• Anschluss als Arbeitgeber nur für das laufende Jahr.
• Ein Wechsel des Abrechnungsverfahrens für das kommende Jahr muss bis spätestens 31. Dezember des aktuellen Jahres gemeldet werden.

Wichtig: Arbeitgebende müssen die effektiv ausgerichteten Bruttolöhne in der Lohnbescheinigung erfassen und das Formular spätestens bis zum 30. Januar des Folgejahres einreichen. Da die Arbeitnehmenden von uns eine Quellensteuerbestätigung für die Steuererklärung erhalten, ist darauf zu achten, dass die aktuelle Adresse der Arbeitnehmenden auf der Lohnbescheinigung korrekt aufgeführt ist. Ein Lohnausweis muss für die Arbeitnehmenden nicht ausgestellt werden.

Das vereinfachte Abrechnungsverfahren plus (VAVplus) bietet zusätzlich die Möglichkeit, auch die Prämien für die Unfallversicherung (UVG) direkt über die Ausgleichskasse abzurechnen. Dabei gelten folgende Regelungen:

• Berufsunfallversicherung (BU): Die Prämie beträgt 0.518 % des Bruttolohns und wird von den Arbeitgebenden getragen.
• Nichtberufsunfallversicherung (NBU): Die Prämie beträgt 1.467 % des Bruttolohns und wird von den Arbeitnehmenden getragen.

Die Ausgleichskasse des Kantons Bern hat eine Vereinbarung mit der Unfallversicherung Solida abgeschlossen. Deshalb übernehmen wir folgende Aufgaben für sie:

• Wir ziehen die Beiträge für die Berufsunfall- und Nichtberufsunfallversicherung direkt bei Ihnen ein.
• Die Unfallversicherung Solida bleibt zuständig für die Abwicklung und Auszahlung der Leistungen im Falle eines Unfalls.

Hinweis: Das VAVplus ist ausschliesslich für Arbeitgeber in Privathaushalten geeignet. Die Beiträge zur Unfallversicherung werden auf den Bruttolöhnen Ihrer Mitarbeitenden berechnet und zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen abgerechnet. Als Arbeitgeber müssen Sie sich um keine zusätzlichen Abrechnungen kümmern – wir übernehmen alles für Sie.

Arbeitgeber müssen die Beiträge für ihre Mitarbeitenden abrechnen. Die Abzüge setzen sich zusammen aus:

• AHV/IV/EO- und ALV-Beiträge: Je zur Hälfte von Arbeitgebern und Arbeitnehmenden getragen.
• FAK/FLG-Beiträge: Vollständig vom Arbeitgeber getragen.

Die Beiträge werden auf Basis des AHV-pflichtigen Bruttolohns berechnet.

Weitere Informationen:

Begleichen Sie Ihre Rechnungen bequem und sicher elektronisch über eBill:

Hinweis: Der Versand der Rechnungen per E-Mail ist noch nicht möglich.

Geringfügige Löhne

Ein AHV-pflichtiges Bruttojahreseinkommen von unter CHF 2'500.00 ist beitragsfrei. Auf Wunsch des Arbeitnehmenden können Beiträge erhoben werden.

Für Arbeitnehmende in Privathaushalten oder in Kunst- und Kulturbereichen sind auf dem gesamten Lohn Beiträge zu entrichten. Löhne bis CHF 750.00 sind für Jugendliche bis 31. Dezember des 25. Altersjahrs beitragsfrei.

Rückverteilung der CO₂-Abgabe

Die CO₂-Abgabe ist eine Lenkungsabgabe. Der Ertrag der Abgabe geht zurück an die Bevölkerung und Wirtschaft. Die Ausgleichskassen nehmen im Auftrag des Bundes die Rückverteilung an die angeschlossenen Arbeitgeber vor. Sie verrechnen den Betrag i. d. R. mit offenen Beiträgen.

Naturallohn

Der massgebende Lohn kann auch aus Naturalbezügen realisiert werden: Unterkunft, Morgen-, Mittag- und Abendessen. Erhalten nicht nur die Arbeitnehmenden selbst, sondern auch ihre Familienangehörigen freie Verpflegung und Unterkunft, werden Zuschläge hinzugerechnet. Ansätze zum Naturallohn finden Sie im Merkblatt "Tarife, Ansätze, Grenzbeträge – Arbeitgeber".

Einreichen der Lohnbescheinigung

Mit der Lohnbescheinigung melden Sie die beitragspflichtigen Jahresbruttolöhne.

• Einreichefrist: 30. Januar des Folgejahres.
• Nach Ablauf der Frist können Mahngebühren und Verzugszinsen anfallen, auch bei einer Fristverlängerung.
• Auf Basis der eingereichten Lohnbescheinigung erstellen wir Ihre Schlussrechnung, welche die Beiträge für das vergangene Jahr ausweist.

Elektronische Lohnmeldungen (ELM)

• Nutzen Sie unser ePortal oder Swissdec zur Meldung Ihrer Löhne.
• Vorteil: Sie erhalten 0.1 % Rabatt auf Verwaltungskosten (ab einer Beitragssumme von CHF 15'001.00).

Nachträge oder Korrekturen

• Erfassen Sie im ePortal ein Rektifikat;
• oder nutzen Sie das Formular "Rektifikat".

Reichen Sie die Formulare Lohnbescheinigung sowie das Rektifikat bei der AHV-Zweigstelle Ihres Geschäftssitzes ein.

1. Unfallversicherung (UVG):
   • Pflicht zur Versicherung aller Mitarbeitenden.
2. Berufliche Vorsorge (BVG):
   • Pflicht zur Versicherung bei einer Vorsorgeeinrichtung, wenn:
     • Das Arbeitsverhältnis länger als drei Monate dauert.
     • Der Jahresbruttolohn die Eintrittsschwelle von CHF 22'680.00 übersteigt.

Weitere Informationen und Ausnahmen finden Sie in den Merkblättern:

Hinweis: Die Ausgleichskasse kontrolliert die Einhaltung der Versicherungspflicht. Fachliche Fragen zu der UVG oder BVG richten Sie bitte direkt an Ihre Unfallversicherung oder Vorsorgeeinrichtung.

Wenn Zahlungen oder Abrechnungen zu spät erfolgen, fallen Verzugszinsen in Höhe von 5 % pro Jahr an. Diese sind in Art. 41bis der Verordnung über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVV) geregelt.

Verzugszinsen werden erhoben auf:

• AHV-, IV-, EO-, FLG-, ALV- und Verwaltungskostenbeiträge
• Keine Verzugszinsen auf Mahngebühren, Bussen oder Betreibungskosten.

Ab wann beginnen Verzugszinsen zu laufen?

• Akontobeiträge: Ab dem 1. Tag nach Monats- oder Quartalsende.
• Schlussrechnung: Ab dem 1. Januar nach dem Beitragsjahr. Weitere Informationen finden Sie unter «Besonderheiten bei Lohnbescheinigungen».
• Nachgeforderte Beiträge: Ab dem 1. Januar nach dem Beitragsjahr oder ab Rechnungsstellung.

Wichtig: Werden die Beiträge innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsstellung bezahlt, fallen keine zusätzlichen Verzugszinsen an.

Besonderheiten bei Lohnbescheinigungen

• Die Lohnbescheinigung muss bis spätestens 30. Januar des Folgejahres eingereicht werden.
• Wird sie zu spät eingereicht oder bezahlt, entstehen Verzugszinsen.
• Für die Bearbeitungszeit der Ausgleichskasse fallen keine Verzugszinsen an.

Falls zu viel Beiträge bezahlt wurden, erstattet die Ausgleichskasse den Betrag zurück – inklusive Vergütungszinsen von 5 % pro Jahr.

Wann werden Vergütungszinsen berechnet?

• Beginn: 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Beiträge bezahlt wurden.
• Ende: Sobald die vollständige Rückzahlung oder Verrechnung erfolgt ist.

Bitte reichen Sie uns eine Anmeldung für Familienzulagen ein.

Weitere Informationen zu den Familienzulagen und deren Ansätzen finden Sie hier:

Informationen finden Sie hier zu folgenden Themen: